Google Workspace
基本機能ガイド
Gmail
会社のメールがスマホでいつでも安全に見られます。迷惑メールもほぼゼロに！
今の会社のメールアドレス（会社名.co.jpなど）をそのまま使えます。強固なGoogleのセキュリティが働き、怪しい詐欺メールや大量の迷惑メールを自動でブロック。会社のパソコンだけでなく、外出先やスマホからも安全にメールの送受信が可能です。
事務所での変化
「外出中の営業さんから『あのメールの内容を教えて』と電話がかかることがなくなり、各自のスマホで直接確認・返信できるようになります。」
Google カレンダー
全員の予定がスマホで一目でわかります。スケジュール調整 の 電話は不要に！
ホワイトボードに書かれていた全員の予定をクラウドで共有。外出先からスマホで自分の予定を入力すれば、オフィスのパソコンにも即座に反映されます。他の社員や役員の空き時間もその場で分かり、予定のダブルブッキングが防げます。
事務所での変化
「『明日の予定はどうなってる？』と電話で確認し合う必要がなくなり、スマホを開くだけで全員の予定と居場所が1秒で分かります。」
Google ドライブ（共有ドライブ）
見積書や図面が「インターネットの共有棚」に並びます。データの金庫としても安全！
会社の書類や写真をクラウド上の「共有ドライブ」に整理して保存できます。外出先からでもスマホで必要な資料をすぐに開くことが可能。万が一、事務所のパソコンが壊れたり盗まれたりしても、データはクラウドの頑丈な金庫に守られているため、1秒も消えることはありません。
事務所での変化
「『あの見積書、どこに保存したっけ？』と書庫を探し回る必要がなくなり、検索窓に名前を入れるだけで数秒で見つかります。」
ドキュメント / スプレッドシート / スライド
全員で同じファイルを同時に編集。もう「どれが最新のファイルか分からない」というトラブルは起きません！
Microsのt Office（Word、Excel、PowerPoint）とそっくりな機能をブラウザ上で使えます。一番の特徴は「複数人で同時に開いて編集できる」こと。誰かが作業しているのを待つ必要がなく、データは1文字入力するごとに自動で保存されるため、保存忘れによるデータ消失もありません。
事務所での変化
「『最新版』『修正版』といったファイルが何個も作られることがなくなり、全員が常に一つの『本物の最新ファイル』で仕事を完結できます。」
Google Meet（ミート）
クリック一つでつながるオンライン会議。わざわざ移動する時間とガソリン代を節約！
パソコンやスマホのカメラを使って顔を見ながら打ち合わせができるビデオ会議ツール. アプリのインストールは不要で、送られてきたリンクをクリックするだけで即座に接続できます. 現場の様子をビデオカメラでオフィスの社長に見せながら相談する、といった使い方も可能です.
事務所での変化
「遠方の現場監督や取引先とのちょっとした打ち合わせのために、車を走らせて往復する手間がなくなり、業務スピードが向上します。」
Google Chat（チャット）
電話やメールより早い。社内のちょっとした相談もスマホでサクサク解決！
「お疲れ様です。」といった堅苦しい挨拶メールを省き、LINEのようにテンポよく文字や写真で連絡を取り合えるビジネス用チャット。Googleカレンダーやドライブとシームレスに連携しており、会話中にスケジュールやファイルのやり取りも一瞬で行えます。
事務所での変化
「メールを送るほどではない『現場写真をちょっと送る』『作業の完了を伝える』といった小さな報告がその場でスムーズに完結します。」
Google フォーム
日報やアンケートをスマホで回答。入力されたデータはExcel（スプレッドシート）へ自動集計！
選択式の設問やテキストボックスを自由に配置した入力画面を、プログラミング不要で数分で作成できます。従業員の「毎日の日報」や、現場での「検品結果の入力」などをスマホで行えば、オフィスのパソコンにあるスプレッドシート（表）へ即座に・勝手に集計され、転記の手間がゼロになります。
事務所での変化
「現場から紙の日報を持ち帰って事務員さんがExcelに入力し直すという無駄な作業が消え、夕方の残業時間が大幅に削減されます。」
Gemini（ジェミニ）※最先端AI
既存事業の集客・売上アップのアイデア出しから、売上データの自動分析までこなす経営参謀！
Googleの最先端AIが標準搭載。「既存事業（地元向けサービス）の売上を伸ばす夏の集客アイデアを出して」「過去の売上データを分析して強みと課題を抽出して」など、社長が一人で抱えがちな計画立案の『壁打ち相手』として活躍。もちろん長文資料の要約や丁寧なビジネスメールの文章作成といった面倒な事務作業も、普段の言葉で指示を出すだけで代わりに終わらせてくれます。
事務所での変化
「周りに相談相手がいない社長の優秀な経営パートナーとして、データから問題点を見つけたり、既存事業を伸ばすためのアイデアやビジネス文書の土台を一瞬で作ってくれます。」
強固なセキュリティ ｜ 管理・統制機能
会社のデータを安全に管理。退職時のデータ持ち出しや、スマホ紛失時の情報漏洩を防ぎます。
個人の無料Googleアカウントとは異なり、社員のアカウントやデータを「会社のもの」として管理者が一元管理できます。社員が退職する際には即座にアカウントを停止してデータの持ち出しを防止。また、社員がスマホやPCを紛失した際にも遠隔から瞬時にその端末内の会社のデータを消去（ロック）できるため、情報漏洩を防ぎます。
事務所での変化
「『社員個人が自分のGoogleドライブで見積もりや顧客リストを管理している』といった、会社のコントロールが届かないセキュリティの不安が解消されます。」
マルチデバイス連携（スマホ・タブレット対応）
いつものスマホが、そのまま仕事用ツールに。追加の機器投資は不要！
すべての機能は、社員が普段使っているスマートフォンやタブレットに無料のアプリを入れるだけで使えます。大がかりな専用機器の購入や特別な工事は一切不要。オフィスを離れても、ポケットからスマホを取り出すだけで、事務所と全く同じ環境で仕事ができます。
事務所での変化
「使い慣れた個人のスマホで操作できるため、新しいツールに不慣れな社員さんでも抵抗感が少なく、スムーズに現場へ浸透させることができます。」
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